15.03.2026

Vacature bestuursondersteuner

Stichting Sleutelpersonen Utrecht (SSU) zoekt een bestuursondersteuner die onder andere onze secretaris kan ondersteunen. Wil jij ons helpen met alle bestuurstaken binnen de stichting? Dan zoeken wij jou!

Als bestuursondersteuner zorg jij voor ondersteuning van het bestuur in alle praktische zaken, zodat de stichting dagelijks blijft draaien. 

Wat ga je doen?
De secretaris is het eerste aanspreekpunt van de stichting. Jouw rol is om de secretaris te helpen met structuur, overzicht en verbinding. Jij ondersteunt het bestuur bij de uitvoering van haar taken.

Taken:
• Zorgen voor het proces bij alle vergaderingen en bijeenkomsten (uitnodigingen, notulen, overleggen of bijeenkomsten organiseren etc.)
• Onderhouden van contacten met sleutelpersonen en zorgdragen voor onderlinge verbondenheid
• Regelmatig bellen of e-mailen met bestuursleden, vrijwilligers en partners
• Aanspreekpunt voor vragen of signalen van binnen en buiten de stichting
• Nieuwe sleutelpersonen welkom heten en introduceren (onboarding)
• Zorgen dat iedereen weet wat er speelt en wat er van ze verwacht wordt
• Contact onderhouden met subsidieverstrekkers of samenwerkingspartners
• Afspraken bewaken en (laten) opvolgen
• Ondersteunen van het bestuur
• Opstellen en versturen van agenda’s voor bestuursvergaderingen
• Notuleren van vergaderingen
• Actielijsten bijhouden en de opvolging ervan bewaken
• Beheren van de e-mailbox
• Archiveren van belangrijke stukken
• Bijhouden van interne en externe ontwikkelingen en deze bespreken met het bestuur en de kerngroep van de sleutelpersonen
• Bijwonen (al of niet samen met het bestuur) van externe overleggen

Hoeveel tijd?
Ongeveer 4 uur per week.

Wat breng jij mee?
• Proactiviteit in ontzorgen van het bestuur (praktisch en organisatorisch)
• Ervaring met administratieve of organisatorische werkzaamheden
• Basiskennis van hoe een bestuur of stichting werkt
• Vaardigheid met digitale middelen, zoals e-mail, agenda, Word/Google Docs, Powerpoint, Canva eventueel CRM
• Ervaring met notuleren en verslaglegging
• Ervaring met organiseren van bijeenkomsten van verschillende omvang (tot 50 personen)
• Overzicht en structuur in je werkwijze
• Prioriteiten kunnen stellen
• Duidelijke en professionele communicatie (mondeling en schriftelijk)
• Affiniteit met relatiebeheer
• Kunnen omgaan met verschillende persoonlijkheden

Wat bieden wij?
• Een passende vrijwilligersvergoeding
• De kans om bij te dragen aan een maatschappelijk doel
• Directe invloed op het succes en de continuïteit van de stichting
• Waardering en zichtbare betekenis van het werk
• Een divers team
• Opleidingsmogelijkheden

Meer informatie en interesse?
Bel of stuur een appje of e-mail naar Louay Biram, via louaybiram@gmail.com, 06-41789710, of naar Marzouka Boulaghbage, via m.boulaghbage@al-amal.nl.

Over de stichting
Stichting Sleutelpersonen Utrecht (SSU) wil dat alle Utrechters zich gezien en gehoord voelen bij maatschappelijke vraagstukken. De stichting Sleutelpersonen ondersteunt het werk en de inzet van sleutelpersonen in de stad Utrecht.

De stichting van sleutelpersonen bestaat uit een onafhankelijke en diverse groep bewoners uit Utrecht. Door hun actieve betrokkenheid en kennis van en gevoel bij de wijk, buurt en stad, vormt ze een verbinding tussen gemeente, organisaties en alle bevolkingsgroepen die om verschillende redenen een grote afstand ervaren met de maatschappij. De stichting van sleutelfiguren denkt mee, geeft advies en zet thema’s proactief op de agenda. Het doel is om een zinvolle bijdrage te leveren aan een leefbare, sociale, duurzame en daarmee veilige stad.

www.ss-utrecht.nl